1. Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific
เนื่องจากปัจจุบัน Dollar General มีการเติบโตอย่างรวดเร็วมากขึ้น มีการขยายสาขามากมายออกไปในอีกหลายๆ รัฐ ซึ่งพบว่าการเติบโตที่รวดเร็วเช่นนี้ทำให้ Dollar General เกิดปัญหาบางอย่างขึ้นมา ซึ่งเกิดจากระบบสารสนเทศของ Dollar General ยังเป็นระบบเก่าอยู่ และยังไม่บูรณาการกันทั่วทั้งองค์กร ทำให้เกิดปัญหาดังนี้
- เนื่องจากมีการขยายสาขาไปยังรัฐอื่นๆ ซึ่งในแต่ละรัฐนั้นมีอัตราภาษีที่แตกต่างกัน และมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ซึ่งทางองค์กรไม่มีการบริหารข้อมูลที่ดี ทำให้บางครั้งเกิดการผิดพลาดในการคำนวณภาษีและนำส่งภาษี ซึ่งอาจจะใช้อัตราภาษีที่ผิดพลาดหรืออัตราภาษาที่ไม่เป็นปัจจุบัน
- การเติบโตอย่างรวดเร็วขององค์กร ทำให้ไม่สามารถจัดการข้อมูลทางด้านทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะไม่สามารถรองรับข้อมูลที่เพิ่มขึ้นมาอย่างมหาศาลได้
- เกิดปัญหาทางด้านบัญชีเจ้าหนี้ มีปัญหาเรื่องการจับคู่ Purchase Order กับ Invoice เพราะใช้ระบบ Manual หรือบางครั้งเกิดปัญหาในการรับสินค้าจาก Supplier
2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?
เนื่องจากปัจจุบัน Dollar General มีการเติบโตอย่างรวดเร็ว ทำให้องค์กรต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลด้านต่างๆ อย่างมาก ซึ่งในระบบเก่าที่บางส่วนยังเป็นระบบ Manual อยู่นั้นไม่สามารถปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะเกิดปัญหาต่างๆ มากมายเช่น Human Error, เก็บรวบรวมข้อมูลได้ไม่ครบ หรืออาจจะเก็บรวบรวมข้อมูลไม่ทันต่อความต้องการ เป็นต้น ซึ่งเมื่อพิจารณาจากคำตอบในข้อที่ 1 ก็ทราบได้ว่า ถึงเวลาที่องค์กรจะต้องนำระบบสารสนเทศใหม่นำมาใช้กับองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ถึงแม้ว่าในขั้นแรกจะต้องใช้เงินลงทุนเป็นจำนวนสูงก็ตาม แต่ว่าในระยะยาวแล้ว ถือว่าคุ้มค่าต่อการลงทุน เพราะระบบเก่านั้นก่อให้เกิดต้นทุนที่ไม่จำเป็น หรือต้องเสียไปโดยเปล่าประโยชน์ ถ้าหากสามารถนำระบบใหม่มาใช้ได้ นอกจากนี้ระบบใหม่นั้นยังช่วยให้เกิดการบูรณาการระหว่าง Application ต่างๆ ภายในระบบ ทำให้ทำให้หน่วยงานต่างๆ ทราบถึงข้อมุลที่เปลี่ยนแปลงไปภายในองค์กรได้ทันตามความต้องการ อีกทั้งระบบใหม่นี้ยัง Scalable สามารถรองรับการขยายธุรกิจขององค์กรภายในอนาคตได้
3. Lawson Software Smart Notification Software (lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
Smart Notification Software เป็นระบบที่ช่วยในการนำเสนอรายงาน คัดกรองข้อมูล และกระจายข้อมูลให้ทั่วทั้งองค์กร เป็นระบบที่จะคอยจับตาข้อมูลต่างๆ ซึ่งถ้าหากมีข้อผิดพลาดหรือเกิดกรณีต่างๆ เช่น ลูกหนี้บางคนเกินกำหนดชำระแล้ว ตามที่องค์กรได้ตั่งค่าระบบนี้ไว้ ระบบก็จะแจ้งเตือนในบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นทราบได้อย่างทันเวลา และสามารถเข้าจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทันเวลา และอย่างชาญฉลาด อีกทั้งระบบนี้ยังใช้ได้ค่อนข้างง่าย สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจได้ทั่วทั้งองค์กร ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร หรือแม้กระทั่งพนักงานระดับล่างก็ตาม
ข้าพเจ้าคิดว่า Dollar General ควรนำระบบนี้มาใช้ เพราะจะทำให้องค์กรสามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ต้องพิจารณาถึง Cost-and-benefit ความมั่นคงของผู้พัฒนาระบบ และการเปลี่ยนแปลงไปของเทคโนโลยีด้วย
4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?
Services Automation เป็นระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการงาน ทรัพยากร เวลา ต้นทุน และการเงิน ซึ่งประกอบด้วย 3 ส่วนหลักๆ ก็คือ Opportunity management, Project management และ Resource management ซึ่งส่วนใหญ่ระบบนี้จะเน้นไปด้านการพยากรณ์รายได้ ค่าใช้จ่ายจากโครงการใหม่ จัดการเกี่ยวกับทรัพยากรและต้นทุนในการทำโครงการใหม่ๆ เช่น ออกผลิตภัณฑ์ใหม่ เป็นต้น ซึ่งไม่ใช่ Core Competency ขององค์กร ซึ่ง Dollar General เป็นธุรกิจค้าปลีก ดังนั้นไม่ควรนำระบบนี้มาใช้ เพราะจะไม่ตรงตามความต้องการขององค์กร ควรจะนำระบบที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการทางด้านขนส่งมาใช้มากกว่า
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น