Case III : Dollar General Uses Integrated Software

1. Explain why the old, nonintegrated functional system created problems for the company. Be specific
เนื่องจากปัจจุบัน Dollar General มีการเติบโตอย่างรวดเร็วมากขึ้น มีการขยายสาขามากมายออกไปในอีกหลายๆ รัฐ ซึ่งพบว่าการเติบโตที่รวดเร็วเช่นนี้ทำให้ Dollar General เกิดปัญหาบางอย่างขึ้นมา ซึ่งเกิดจากระบบสารสนเทศของ Dollar General ยังเป็นระบบเก่าอยู่ และยังไม่บูรณาการกันทั่วทั้งองค์กร ทำให้เกิดปัญหาดังนี้
- เนื่องจากมีการขยายสาขาไปยังรัฐอื่นๆ ซึ่งในแต่ละรัฐนั้นมีอัตราภาษีที่แตกต่างกัน  และมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ซึ่งทางองค์กรไม่มีการบริหารข้อมูลที่ดี ทำให้บางครั้งเกิดการผิดพลาดในการคำนวณภาษีและนำส่งภาษี ซึ่งอาจจะใช้อัตราภาษีที่ผิดพลาดหรืออัตราภาษาที่ไม่เป็นปัจจุบัน
- การเติบโตอย่างรวดเร็วขององค์กร ทำให้ไม่สามารถจัดการข้อมูลทางด้านทรัพยากรบุคคลได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะไม่สามารถรองรับข้อมูลที่เพิ่มขึ้นมาอย่างมหาศาลได้
- เกิดปัญหาทางด้านบัญชีเจ้าหนี้ มีปัญหาเรื่องการจับคู่ Purchase Order กับ Invoice เพราะใช้ระบบ Manual หรือบางครั้งเกิดปัญหาในการรับสินค้าจาก Supplier

2. The new system cost several million dollars. Why, in your opinion, was it necessary to install it?
เนื่องจากปัจจุบัน Dollar General มีการเติบโตอย่างรวดเร็ว ทำให้องค์กรต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลด้านต่างๆ อย่างมาก ซึ่งในระบบเก่าที่บางส่วนยังเป็นระบบ Manual อยู่นั้นไม่สามารถปฏิบัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพราะเกิดปัญหาต่างๆ มากมายเช่น Human Error, เก็บรวบรวมข้อมูลได้ไม่ครบ หรืออาจจะเก็บรวบรวมข้อมูลไม่ทันต่อความต้องการ เป็นต้น ซึ่งเมื่อพิจารณาจากคำตอบในข้อที่ 1 ก็ทราบได้ว่า ถึงเวลาที่องค์กรจะต้องนำระบบสารสนเทศใหม่นำมาใช้กับองค์กร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ถึงแม้ว่าในขั้นแรกจะต้องใช้เงินลงทุนเป็นจำนวนสูงก็ตาม แต่ว่าในระยะยาวแล้ว ถือว่าคุ้มค่าต่อการลงทุน เพราะระบบเก่านั้นก่อให้เกิดต้นทุนที่ไม่จำเป็น หรือต้องเสียไปโดยเปล่าประโยชน์ ถ้าหากสามารถนำระบบใหม่มาใช้ได้ นอกจากนี้ระบบใหม่นั้นยังช่วยให้เกิดการบูรณาการระหว่าง Application ต่างๆ ภายในระบบ ทำให้ทำให้หน่วยงานต่างๆ ทราบถึงข้อมุลที่เปลี่ยนแปลงไปภายในองค์กรได้ทันตามความต้องการ อีกทั้งระบบใหม่นี้ยัง Scalable สามารถรองรับการขยายธุรกิจขององค์กรภายในอนาคตได้


3. Lawson Software Smart Notification Software (lawson.com) is being considered by Dollar General. Find information about the software and write an opinion for adoption or rejection.
Smart Notification Software เป็นระบบที่ช่วยในการนำเสนอรายงาน คัดกรองข้อมูล และกระจายข้อมูลให้ทั่วทั้งองค์กร เป็นระบบที่จะคอยจับตาข้อมูลต่างๆ ซึ่งถ้าหากมีข้อผิดพลาดหรือเกิดกรณีต่างๆ เช่น ลูกหนี้บางคนเกินกำหนดชำระแล้ว ตามที่องค์กรได้ตั่งค่าระบบนี้ไว้ ระบบก็จะแจ้งเตือนในบุคลากรที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้นทราบได้อย่างทันเวลา และสามารถเข้าจัดการปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทันเวลา และอย่างชาญฉลาด อีกทั้งระบบนี้ยังใช้ได้ค่อนข้างง่าย สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจได้ทั่วทั้งองค์กร ไม่ว่าจะเป็นผู้บริหาร หรือแม้กระทั่งพนักงานระดับล่างก็ตาม
ข้าพเจ้าคิดว่า Dollar General ควรนำระบบนี้มาใช้ เพราะจะทำให้องค์กรสามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ต้องพิจารณาถึง Cost-and-benefit ความมั่นคงของผู้พัฒนาระบบ และการเปลี่ยนแปลงไปของเทคโนโลยีด้วย


4. Another new product of Lawson is Services Automation. Would you recommend it to Dollar General? Why or why not?
Services Automation เป็นระบบที่ช่วยในการบริหารจัดการงาน ทรัพยากร เวลา ต้นทุน และการเงิน ซึ่งประกอบด้วย 3 ส่วนหลักๆ ก็คือ Opportunity management, Project management และ Resource management ซึ่งส่วนใหญ่ระบบนี้จะเน้นไปด้านการพยากรณ์รายได้ ค่าใช้จ่ายจากโครงการใหม่ จัดการเกี่ยวกับทรัพยากรและต้นทุนในการทำโครงการใหม่ๆ เช่น ออกผลิตภัณฑ์ใหม่ เป็นต้น ซึ่งไม่ใช่ Core Competency ขององค์กร ซึ่ง Dollar General เป็นธุรกิจค้าปลีก ดังนั้นไม่ควรนำระบบนี้มาใช้ เพราะจะไม่ตรงตามความต้องการขององค์กร ควรจะนำระบบที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการทางด้านขนส่งมาใช้มากกว่า

Lecture 22/11/10

ระบบสารสนเทศแบ่งตามลักษณะงานที่สนับสนุน
1. ระบบสารสนเทศสำหรับประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง (Transaction Processing System)
2. ระบบสารสนเทศสำหรับการจัดการ (Management Information System)
3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System)
4. ระบบสนับสนุนผู้บริหาร (Executive Support System)
5. ระบบอัจฉริยะ (Intelligence System)

ระบบสารสนเทศสำหรับประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง
Transaction Processing System (TPS)
เป็นระบบที่ถูกพัฒนาขึ้นเป็นครั้งแรกในช่วงทศวรรษ 1950 ซึ่งได้นำมาใช้ประยุกต์เข้ากับคอมพิวเตอร์รุ่นแรกๆ ซึ่งใช้บันทึกรายการต่างๆ ที่เกิดขึ้นประจำวัน ถือได้ว่าเป็นระบบพื้นฐานของธุรกิจ และเป็นหัวใจสำคัญในการดำเนินธุรกิจ ซึ่งข้อมูลต่างๆที่ผ่านเข้ามาในระบบนี้ จะถูกนำไปประมวลผลโดยระบบอื่นๆ

คุณสมบัติของระบบ
1. ประมวลผลข้อมูลเป็นจำนวนมาก เป็นประจำ เกิดการทำซ้ำอยู่ตลอด
2. มีความน่าเชื่อถือ
3. มีระบบรักษาความปลอดภัย ผู้ที่สามารถใช้ระบบนี้ต้องเป็นผู้ที่มีอำนาจในการใช้
4. เป็นระบบที่ไม่ซับซ้อนเพราะเป็นพื้นฐานของระบบอื่นๆ

วงจรของการประมวลผลรายการเปลี่ยนแปลง
1. Data Entry - เป็นการบันทึกข้อมูลเริ่มแรกเข้าระบบของธุรกิจ
2. Database Updating - บันทึกข้อมูลใหม่ๆลงในฐานข้อมูลและจัดการกับฐานข้อมูล โดยต้องคำนึงถึงความถูกต้องของข้อมูล และความทันสมัยของข้อมูล
3. Document Report and Generation - ออกรายงาน และเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ยอดขายประจำวัน, Purchase Order, Sale Order เป็นต้น
4. Inquiry Processing - รับคำร้องสอบถามข้อมูลผ่านช่องทางต่างๆ เช่น อินเตอร์เน็ต อินทราเน็ต หรือ เอ็กทราเน็ต ตลอดทั้งระบบจัดการฐานข้อมูล โดยนำเสนอออกมาเป็นเอกสารหรือผ่านทางหน้าจอคอมพิวเตอร์

ตัวอย่างของระบบประมวลผลเปลี่ยนแปลงในแต่ละฟังก์ชั่นงาน
- ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Accounting Information System)
- ระบบสารสนเทศทางการตลาด (Marketing Information System)
- ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรมนุษย์ (Human Resource Information System)
- E - Procurement
- อื่นๆ

Case II : Building an E-Business at Fedex Corporation

1. Identify the networks cited in this case
หลังจากที่ Fedex เข้ามาทำธุรกิจทางด้าน e-commerce ก็ได้มีการนำระบบ IT เข้ามาใช้ ซึ่งมีการสร้าง Network ขึ้นมาโดยรวมแล้วเรียกว่า FedEx Direct Link ซึ่งมีด้วยกัน 4 อย่าง ดังนี้
- Global Virtual Private Network Connectivity (VPN) : เป็นระบบเครือข่ายส่วนบุคคลสร้างโดยใช้เครือข่ายสาธารณะ เป็นการขยายเครือข่ายส่วนบุคคลโดยใช้ประโยชน์จากเครือข่ายสาธารณะ อย่างเช่นเครือข่ายอินเตอร์เน็ต มุมมองของผู้ใช้แล้วจะเป็นการเชื่อมต่อระหว่างจุดต่อจุดระหว่างเครื่องของผู้ใช้กับเซอร์เวอร์ภายในองค์กร โดยที่การเชื่อมต่อนั้นจะมีความปลอดภัยเนื่องจากมีการเข้ารหัสข้อมูล
- Internet Connectivity : เครือข่ายนานาชาติ ที่เกิดจากเครือข่ายขนาดเล็กมากมาย รวมเป็นเครือข่ายเดียวทั้งโลก หรือเครือข่ายสื่อสาร ซึ่งเชื่อมโยงระหว่างคอมพิวเตอร์ทั้งหมด ที่ต้องการเข้ามาในเครือข่าย
- Leased-line Connectivity :  เป็นการเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตของลูกค้าที่เป็น กลุ่มบุคคล องค์กรหรือธุรกิจต่างๆ ที่มีความจำเป็นต้องใช้บริการอินเตอร์เน็ต โดยที่พนักงานในองค์กรสามารถใช้บริการต่างๆทางอินเตอร์เน็ตโดยไม่ต้องโทรเข้าศูนย์บริการอินเตอร์เน็ต เนื่องจากสาย Leased-line จะเชื่อมต่อกับเครือข่ายอินเตอร์เน็ตตลอด 24 ชั่วโมง
- Value-added Network Connectivity (VAN) : เป็นเครือข่ายกึ่งสาธารณะ ซึ่งให้บริการเพิ่มขึ้นจากการติดต่อสื่อสารปกติ ผู้ให้บริการสื่อสาร (Communication Service Provider) เป็นเจ้าของ VAN อย่างไรก็ตาม VAN เร็วกว่าเครือข่ายสาธารณะและมีความปลอดภัยมากกว่า เครือข่ายสาธารณะ

2. How does IT improve the performance of Fedex ?
หลังจาก Fedex ได้เปลี่ยนจากการที่เป็น Old-economy Shipping Company เป็น E-business Logistics Enterprise ก็ทำให้ผลการประกอบการและประสิทธิภาพในการดำเนินงานของ Fedex ดีขึ้นมาก ไม่ว่าจะเป็นด้านการติดต่อสื่อสารและการได้รับความร่วมมือจากหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กรตลอดจน Supply Chains นั้นทำได้สะดวกและง่ายยิ่งขึ้น  เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าโดยเป็นการลดต้นทุน อีกทั้งยังช่วยให้ขั้นตอนในการจัดส่งสินค้า ตั้งแต่ลูกค้าสั่งสินค้าจนกระทั่งส่งสินค้าสั้นขึ้น อีกทั้งยังช่วยให้ลูกค้านั้นไม่เพียงแต่ใช้บริการส่งสินค้ากับ Fedex เท่านั้น ยังช่วยให้ลูกค้ามาใช้บริการต่างๆที่เกี่ยวกับ Logistics กับ Fedex อีกด้วย ซึ่งทั้งหมดนี้เป็นการสร้างความได้เปรียบเชิงแข่งขันให้แก่ Fedex

3. In what ways are personalization and customization provided?
Fedex ได้นะระบบที่เรียกว่า E-Shipping Tools ซึ่งเป็น Web-based Shipping Application ที่จะช่วยให้ลุกค้านั้นสามารถเช็คสถานะการจัดส่งสินค้าได้ตลอด 24 ชั่วโมงผ่านเว็ปเพ็จของ Fedex ซึ่งลูกค้าก็จะมีความเป็นส่วนตัว เพราะสามารถเข้าถึงได้เฉพาะตัวลูกค้าเองเท่านั้น นอกจากนี้ก็ยังมี FedEx ShipAPI^TM ซึ่งเป็น Internet-based Application ช่วยลดความซ้ำซ้อนของโปรแกรม   

4. What are the benefits to the customers?
ลูกค้าได้รับประโยชน์ต่างๆมากมายจากการที่ Fedex ได้นำระบบ IT เข้ามาใช้ในการประกอบธุรกิจ และได้ทำ e-commerce ขึ้นมา ช่วยให้ลูกค้าได้รับความสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น การบริการมีความรวดเร็วมากยิ่งขึ้นสามารถส่งสินค้าไปทั่วโลกได้ภายในระยะเวลา 24-48 ชั่วโมง ลูกค้าสามารถตรวจสอบสถานะการจัดส่งสินค้าได้ตลอด 24 ชั่วโมง นอกจากนี้ลูกค้ายังสามารถ Outsource ในส่วนของ Logistics ทั้งหมดกับ Fedex ได้อีกด่้วย 

Lecture 16/11/10

ก่อนที่จะเริ่มเนื้อหาอาจารย์ได้ยกตัวอย่างเคสของ Mary Kay ที่ได้นำ IT เข้ามาใช้ในการดำเนินธุรกิจในเกือบจะืทุกๆด้าน เช่น Customer Service, Inventory เป็นต้น ซึ่งจะเห็นได้ว่า IT สามารถทำให้บริษัทดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพได้มาขึ้น


ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงต่างๆ ที่ได้เก็บรวบรวมมา ซึ่งเป็นแค่หน่วยพื้นฐาน ยังไม่มีความหมายมากนัก ยังไม่สามารถนำไปใช้ต่อได้
สารสนเทศ คือ ข้อมูลที่ถูกนำมาผ่านกระบวนการปรับเปลี่ยน จัดรูปแบบ และวิเคราะห์ประมวลผล เพื่อทำให้ข้อมูลนั้นสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ ทำให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานมากยิ่งขึ้น

Type of Business Information Systems

1. Transaction processing System (TPS) - เป็นระบบประมวลผลรายการ ซึ่งอาจถือได้ว่าเป็นระบบที่สำคัญที่สุดขององค์กร และถือเป็นจุดเริ่มต้นของระบบอื่นๆ เพราะเป็นระบบที่เก็บข้อมูลเรื่องราวต่างๆ ที่เกิดขึ้นภายในองค์กร

2. Management Information System (MIS) - เป็นระบบข้อมูลเพื่อการบริหาร ออกแบบให้ผู้บริหารระดับกลางไว้ใช้เท่านั้น เพราะบางส่วนจะเป็นข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น นำข้อมูลยอดขายของโลตัสแต่ละสาขามาเปรียบเทียบเพื่อประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจ

3. Decision Support System (DSS) - เป็นระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ช่วยให้พนักงานและผู้บริหารตัดสินใจในเรื่องต่างๆในดีขึ้น โดยจะมีการนำข้อมูลจากภายนอกเข้ามาใช้ด้วย

4. Group Decision Support System (GDSS) - เป็นระบบที่ใช้สนับสนุนในการตัดสินใจโดยกระทำเป็นกลุ่ม เช่น มีการประชุมกันเพื่อแลกเปลี่ยน ฟังความคิดเห็นต่างๆ ได้รับข้อมูลเข้ามาจากส่วนงานต่างๆ เพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น

5. Executive Support System (ESS) - เป็นระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูงเท่านั้น ช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงในการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ มีการใช้ทั้งข้อมูลจากภายในและภายนอกมาประกอบการตัดสินใจ โดยส่วนใหญ่จะออกมาเป็นรุปแบบแผนภูมิ

Other Business Information Systems

Customer Relationship Management System (CRM) - เป็นระบบที่ช่วยสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้า และรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า

Supply Chain Management System (SCM) - เป็นระบบที่ช่วยการบริหารข้อมูลเกี่ยวกับ Supplier ตั้งแต่ต้นน้ำถึงปลายน้ำ

Knowledge Management System - เป็นระบบจัดการองค์ความรู้ภายในองค์กร เพื่อให้ไม่ความรู้ที่เกิดขึ้นภายในองค์กรนั้นหายไป ซึ่งปกติแล้วถ้าพนักงานคนหนึ่งลาออก ความรู้ที่พนักงานคนนั้นมีก็จะหายไปจากองคืกรด้วย


Intranet - เป็นการใช้ Internet ภายในองค์กร

Extranet - เป็นการใช้ Internet เชื่อมต่อภายนอกขององค์กร

Lecture 09/11/10

ปัจจุบันโลกของเรานั้น ได้มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วไม่ว่าจะเป็นทางด้านการแพทย์ การปกครอง เทคโนโลยี ซึ่งในปัจจุบันเทคโนโลยีทางด้านสารสนเทศนั้น (Information Technology) เข้ามามีส่วนสำคัญอย่างมากในชีวิตประจำวัน หรือการทำธุรกิจ เราจะพบเทคโยโลยีสารสนเทศได้ตลอดเวลาตั้งแต่ตื่นนอนจนกระทั่งเข้านอน ในทางธุรกิจก้จะนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้เพื่อจัดการเกี่ยวกับข้อมูลเพื่อทำให้ธุรกิจดำเนินงานไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับองค์กรได้

แนวโน้มที่ธุรกิจจะนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้นั้นมีมากขึ้นเนื่องจากประโยชน์ต่างๆที่จะได้รับจากการใช้ อีกทั้งปัจจุบันเทคโยโลยีสารสนเทศนั้นเริ่มแทรกซึมเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตประจำวันของคนเรา ซึ่งขาดไม่ได้ ดังนั้นจึงเป็นโอกาสของธุรกิจที่จะใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อสร้างมูลค่าให้กับองค์กร แต่การนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในธุรกิจนั้นก็มีความท้าทายสำหรับผู้บริหารอยู่บ้าง เพราะเทคโนโลยีสารเทศเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว มีการพัฒนาอยู่เวลา อาจจะทำให้สิ่งที่เราเพิ่งลงทุนไปนั้นล้าสมัย อาจจะทำให้คู่แข่งเราล้ำหน้าไปแล้ว องค์กรก็จะสูญเสียความได้เปรียบเชิงแข่งขันไป ถ้าหากไม่มีการพัฒนา เป็นต้น และความท้าทายอีกด้านก็คือการวัดและประเมินผลซึ่งสามารถประเมินผลได้ยาก

นอกจากนี้ การนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาใช้ในการดำเนินธุรกิจนั้น พนักงานอาจจะไม่พึงพอใจได้ เพราะคนเราส่วนใหญ่ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลง จะทำให้ชีวิตยุ่งยากขึ้น หรืออาจจะทำให้มีงานเยอะขึ้น อีกทั้งกลัวการตกงาน ทั้งนี้อาจจะสังเกตุได้จากปัจจุบัน มีการนำระบบเก็บเงินที่เรียกว่า Easy Pass มาใช้ในการเก็บเงินค่าทางด่วน ซึ่งเป็นการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศชนิดหนึ่งเข้ามาช่วยที่เรียกว่า RFID โดยที่ EXAT อาจจะจ้างพนักงานน้อยลง เป็นต้น